В Президентской академии состоялся научный семинар «Перспективы цифрового документооборота в государственном управлении России». Эксперты обсудили результаты комплексного исследования, предлагающего перейти от простой фиксации движения документов к полноценному управлению на основе данных.
Ключевой темой дискуссии стало принципиальное разграничение понятий «электронный документ» и «цифровой документ». Как отметил эксперт Высшей школы государственного управления Президентской академии Александр Черкавский, традиционные системы электронного документооборота (ЭДО) имеют существенные ограничения: они обеспечивают юридически значимое движение файлов, но не дают руководителю видеть управляемую структуру событий, зависимостей и рисков исполнения.
«Сложившиеся решения ЭДО обеспечивают регистрацию, согласование, подписание и хранение. Но для управления исполнением этого недостаточно, если значимая информация остается внутри текста и не используется как данные процесса. При переходе к цифровому документообороту документ становится структурой данных, пригодной для автоматической обработки, аналитики и повторного использования. Необходимо видеть его полный жизненный цикл», – подчеркнул Александр Черкавский.
Очевидно, что электронный документ остается необходимым юридическим носителем управленческого решения для ряда видов документов. Цифровой документ позволит описывать управление исполнением: от инициации с помощью поручения до мониторинга прохождения контрольных точек и анализа качества полученного результата. Тем самым потенциально становится возможным снизить количество поручений и повысить качество государственного управления.
Исследовательская группа Академии сформировала целостную систему для перехода к новой модели, которая включает:
-
концепцию, задающую стратегическую рамку и направление развития;
-
правила, определяющие требования к организации цифрового документооборота;
-
показатели, позволяющие оценивать зрелость цифровых процессов в ведомствах;
-
рекомендации по созданию необходимых нормативных и организационных условий для практического применения модели.
Особое внимание участники уделили измеримым показателям зрелости цифровых процессов. Было подчеркнуто, что наличие системы ЭДО само по себе не означает готовность ведомства к цифровой трансформации. Важно оценить, какие управленческие действия уже оставляют цифровой след, какие данные доступны без ручного сбора и где сохраняются разрывы между документом, поручением и контролем его исполнения.
«Значение цифрового документооборота состоит в том, что госуправление получает более качественный цифровой след: становится понятнее, кто, когда, на основании каких данных и в каком статусе совершает действия. Это создает условия для более точного контроля исполнения, снижения избыточных операций и дальнейшего применения аналитики и ИИ», – подытожил Александр Черкавский.
Обсуждение возможных ограничений развития цифрового документооборота в госуправлении коснулось таких рисков, как возникновение избыточной административной нагрузки и удвоения издержек при добавлении нового вида информационного обеспечения. К числу нерешенных относится и вопрос допуска к информации ДСП, содержащейся в цифровых документах, а также степень доступа ко всему массиву информации, констатировал заместитель директора Департамента документационного обеспечения Правительства России Алексей Алкаев.
Исследование ведется в рамках НИР ГЗ 12.27-2026-1 «Стандартизация процессов электронного документооборота и контроля исполнительской дисциплины федеральных органов исполнительной власти».
